• +39 0774 447733

    • Italiano
    • Inglese
    • Cinese semplificato

    Organizzazione eventi aziendali: 5 cose da sapere!

    10 Jan

    Business, Eventi

    Organizzazione eventi aziendali fa ormai parte del quotidiano di moltissime società, più o meno grandi e più o meno conosciute, che almeno una volta l’anno coinvolgono i propri dipendenti in giornate di formazione, di incontro, di discussione e quant’altro: eccovi 5 consigli utili per organizzare il vostro evento al meglio!

    1) Fissate i vostri obiettivi

    Sembra scontato, ma non lo è poi troppo: prima di organizzare qualunque tipo di evento (non solo aziendale) dobbiamo chiederci:

    • Che tipo di meeting vogliamo organizzare?
    • Perché riteniamo giusto ed importante organizzarlo?
    • Quali risultati vogliamo ottenere?

    A seconda degli obiettivi che ci si prefigge, cambia anche l’organizzazione che ne consegue: un conto è organizzare una giornata di team building, che magari richiede anche attività in esterna per fare in modo che i dipendenti socializzino, ed un conto è organizzare corsi di aggiornamento e formazione, congressi, che richiedono determinati spazi interni e determinate attrezzature.

    A seconda di quello che vogliamo ottenere cambierà probabilmente anche la durata dell’evento, che potrebbe durare uno o più giorni, a seconda degli scopi che ci prefiggiamo e di come vogliamo ottenerli.

    2) Pianificate e programmate con precisione

    Non si può organizzare un evento aziendale senza prima fissare una data precisa, possibilmente con il dovuto anticipo, che ci permetta di pianificare tutto con calma (la fretta è sempre cattiva consigliera, soprattutto nell’organizzazione di eventi aziendali) e permetta anche a tutti i partecipanti di intervenire.

    Di fondamentale importanza è decidere anticipatamente quanto durerà il nostro evento, se uno e più giorni, perché in quel caso sarà indispensabile trovare una struttura ricettiva che ospiti i partecipanti.

    Fatto questo bisognerà buttare giù un calendario con tutti gli appuntamenti in programma, soprattutto quelli che magari prevedono la partecipazione di ospiti, e che vanno stabiliti con i diretti interessati, oppure attività in esterna, che vanno prenotate con le società organizzatrici.

    Organizzazione eventi aziendali consigli3) Scegliete attentamente la location

    Probabilmente è una delle fasi più importanti e, prima di optare per una struttura o per un’altra, è bene valutare tutta una serie di fattori, direttamente collegati al tipo di evento aziendale che vogliamo organizzare:

    • Se l’evento durerà più di un giorno, è indispensabile che la struttura abbia la possibilità di ospitare tutti i partecipanti, o per lo meno sia nelle immediate vicinanze di un albergo.
    • Per i corsi di aggiornamento e formazione è indispensabile che la struttura possieda sale abbastanza grandi da accogliere tutti i partecipanti, munite quanto meno dell’attrezzatura di base, come microfoni, schermi, proiettori e quant’altro.
    • Se vogliamo organizzare anche attività in esterna, la struttura dovrà essere collocata in zone che lo permettano e, soprattutto, vicino a società che le organizzano.

    Questo per quanto riguarda gli aspetti meramente pratici, ma ricordate che anche l’occhio vuole la sua parte: organizzare un evento perfetto, dove tutto fila liscio è già una gran risultato, ma farlo in un posto bello ed accogliente, magari al di fuori dal caos cittadino, e che lasci un bel ricordo nei partecipanti, è tutta un’altra cosa!

    4) Fissate un budget

    E’ molto importante fissare sempre un tetto di spesa, per lo meno indicativo, che comprenda anche gli eventuali imprevisti che possono sempre capitare, anche negli eventi organizzati con la maggiore attenzione.

    Molte strutture ricettive offrono pacchetti business, pensati apposta per le aziende, che permettono di organizzare eventi, congressi, (nel migliore dei casi anche attività in esterna) e pernottamento in albergo a prezzi molto vantaggiosi.

    Informatevi bene prima, valutate più opzioni possibili, e cercate la soluzione per voi più comoda e vantaggiosa, per evitare eventuali brutte sorprese in un secondo tempo.

    5) Non fate tutto da soli

    Tutti i consigli che vi abbiamo dato serviranno a poco se non vi avvarrete di un team di collaboratori esperti e, soprattutto, precisi, a cui potrete delegare le varie parti dell’organizzazione che più si addicono alle loro competenze: qualcuno potrà contattare le varie strutture ricettive ed informarsi sui servizi offerti e pacchetti business (ove presenti), altri contatteranno gli eventuali ospiti esterni, verificandone la disponibilità, altri ancora avranno il compito di trovare aziende o associazioni che organizzano attività di vario tipo, nei pressi della struttura che abbiamo scelto.

    ,Come avete visto l’organizzazione di eventi aziendali non è affatto facile ma, se ci si pongono obiettivi precisi, si pianifica il tutto per tempo, e ci si avvale di un team di collaboratori esperto ed affiatato, i risultati non tarderanno ad arrivare!

    Green Park Madama: i vostri eventi aziendali a due passi da Tivoli!

    Organizzazione eventi aziendali Green Park MadamaSe cercate riservatezza, efficienza e qualità dei servizi, a 10 min di macchina da Tivoli sorge Green Park Madama, un Hotel 3 stelle completamente ristrutturato nel 2014 ed immerso in un grande parco di otto ettari.

    L’hotel è dotato di tutti i confort:

    • Ampio parcheggio
    • 54 camere con Wi-fi, TV ed aria condizionata.
    • Un ristorante ed un Lounge Bar interni
    • Un centro congressi composto da 5 sale meeting, tutte perfettamente attrezzate ed illuminate da luce naturale.

    Il nostro polo congressuale è progettato per venire incontro ad ogni tipo di esigenza, ed è prefetto per riunioni, eventi aziendali, team building: le sale sono di diversa ampiezza, possono accogliere dai 25 ai 180 partecipanti, e sono tutte dotate di attrezzature audiovisive e tecnologiche di ultima generazione, compresa una connessione ad internet superveloce, wi-fi o wired, il tutto su una superficie di 640 mq.

    I vostri eventi saranno curati da personale specializzato, che vi seguirà in tutte le fasi di organizzazione, proponendovi anche speciali pacchetti business su misura per ogni tipo di evento, per rendere tutto perfetto.

    Non esitate a contattarci: il nostro staff sarà felice di darvi tutte le informazioni e di proporvi la soluzione più adatta alle vostre esigenze!

    54 camere appena ristrutturate: moderne e luminose, con Wi-Fi gratis e immerse nel silenzio del parco privato che circonda l’hotel.

    Il tuo Centro Congressi a Tivoli: soluzioni su misura per organizzare il tuo evento aziendale locale, nazionale e internazionale.

    Il Ristorante "La Quercia": una garanzia di qualità per gli ospiti dell'hotel e una soluzione unica per feste private ed eventi aziendali.

    Cultura, divertimento, shopping: le meraviglie di Tivoli e di Roma sono ad un passo dal nostro hotel. Siamo qui per aiutarti a scoprirle.